Visszaélés-bejelentés

NOVARTIS CÉGCSOPORT VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERHEZ KAPCSOLÓDÓ ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. Az eljárási szabályzat célja

1.1. A jelen szabályzat célja, hogy a magyarországi – 1.2. pontban felsorolt - Novartis Cégcsoportba tartozó gazdasági társaságok honlapjain a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény rendelkezéseinek megfelelő visszaélés-bejelentési rendszerhez kapcsolódó eljárást a nyilvánosság számára elérhető módon közzétegye.

1.2. A magyarországi Novartis Cégcsoportba tartozó gazdasági társaságok, valamint weboldalaik elérhetősége az alábbi:

1.2.1. Novartis Hungária Kft. https://www.novartis.hu/

1.2.2. Sandoz Hungária Kft. https://www.sandoz.hu/ (a fenti gazdasági társaságok jelen eljárásban, mint Novartis Cégcsoport kerül hivatkozásra)

2. Az eljárási szabályzat hatálya alá eső szabályok

2.1. A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9 § (2) bekezdésében rögzített felhatalmazás alapján, a Novartis cégcsoport célja, az alábbi közérdeket illetve nyomós magánérdeket védő szabályok védelme: Novartis Cégcsoport Etikai Kódex (az ún. ’Code of Ethics’)

3. A bejelentésre jogosultak köre

3.1. A bejelentési rendszerbe a Novartis cégcsoport munkavállalói, valamint a Novartis cégcsoporttal szerződéses viszonyban álló, vagy olyan személyek tehetnek bejelentést, akiknek a bejelentés megtételéhez vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához méltányolható jogos érdekük fűződik.

3.2. A bejelentés megtételekor a bejelentő nevét és lakcímét, jogi személy bejelentő esetén annak székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét köteles megadni, továbbá nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak. Felhívjuk a figyelmet hogy a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés vizsgálata mellőzhető, az ilyen bejelentéseket a Novartis Cégcsoport jogosult a figyelmenkívül hagyni.

3.3. A rosszhiszemű bejelentés esetén a jelen eljárási szabályzat 4.3. illetve 4.4. pontjában rögzített rendelkezések alkalmazandóak.

3.4. A Novartis cégcsoport a bejelentő személyazonosságát a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli.

4. A bejelentési rendszer leírása a.) Bejelentés, rosszhiszemű bejelentés

4.1. A bejelentőnek, valamint a bejelentésben érintett személynek a bejelentésben megadott személyes adatait a Novartis Cégcsoport kizárólag a bejelentés kivizsgálása céljából kezeli, és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő külső szervezet részére továbbíthatja.

4.2. A bejelentést postai úton, levélben lehet megtenni:

4.2.1. Novartis Hungária Kft. Székhely: 1114, Budapest, Bartók Béla u. 43-47. 5. em.

4.2.2. Sandoz Hungária Kft. Székhely: 1114, Budapest, Bartók Béla u. 43-47. 7. em.

4.3. A Novartis cégcsoport a bejelentéssel nem érintett harmadik személyek, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges személyes adatai kapcsán nem végez adatkezelési tevékenységet, ezen adatok törléséről intézkedik.

4.4. A bejelentő személyes adatait a Novartis cégcsoport csak az eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatja át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy ezen adatok továbbításához a bejelentő egyértelműen hozzájárult. A közérdekű bejelentő személyes adatai annak egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

4.5. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a közérdekű bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt a Novartis cégcsoporttal és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, akkor személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére a Novartis cégcsoport jogosult átadni.

4.6. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a közérdekű bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt a Novartis cégcsoporttal és alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére a Novartis cégcsoport jogosult átadni. b.) A bejelentés kivizsgálása, a kivizsgálás mellőzése

4.7. A bejelentést a Novartis Cégcsoport kivizsgálja és a bejelentőt a kivizsgálás eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről postai úton tájékoztatja. A korábbi bejelentéssel azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után bejelentett, továbbá a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés vizsgálatát a Novartis Cégcsoport jogosult mellőzni.

4.8. Ha a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak korlátozásával nem áll arányban, a Novartis Cégcsoport a bejelentés vizsgálatát jogosult mellőzni.

4.9. A bejelentő személyét a bejelentést kivizsgálókon kívül más személy nem ismeri meg. A bejelentést kivizsgálók a vizsgálat lezárásáig vagy a kivizsgálás eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat - a bejelentésben érintett személy tájékoztatása kivételével - nem osztják meg a Novartis Cégcsoport egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem.

4.10. A bejelentés kivizsgálásában az alábbi személyek vehetnek részt azzal, hogy a cégcsoport adott vállalatával kapcsolatos kivizsgálásban csak az adott vállalat arra kijelölt munkavállalója járhat el: - Compliance Head, - HR Head, - Legal Head / Legal Counsel - Financial Control and Compliance officer - Global Security officer - Külső szakértő, ha a bejelentés tárgya ezt szükségessé teszi c.) A bejelentések kivizsgálásának határideje

4.11. A Novartis cégcsoport törekszik arra, hogy a legrövidebb időn belül, de legkésőbb annak beérkezésétől számított maximálisan 30 napon belül, kivizsgálja a bejelentésben foglaltakat.

4.12. Ezen határidőtől - név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével - csak különösen indokolt esetben tér el, amely esetben, a bejelentőt egyidejűleg tájékoztatja. A vizsgálat időtartama ebben az esetben sem haladhatja meg a 3 hónapot. d.) A bejelentés kivizsgálása alapján tett intézkedések

4.13. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor a Novartis Cégcsoport jogosult intézkedni a feljelentés megtételéről.

4.14. Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a Novartis Cégcsoport által meghatározott, 2.1. pontban felsorolt magatartási szabályokat, a Novartis Cégcsoport a munkaviszonyra vonatkozó szabályoknak megfelelően a munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.

4.15. Ha a vizsgálat alapján a Novartis Cégcsoport arra a következtetésre jut, hogy a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül törli. e.) A bejelentésben érintett személy tájékoztatása, jogai valamint az adatainak kezelésére vonatkozó szabályok

4.16. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor a Novartis Cégcsoport részletesen tájékoztatja a rá vonatkozó bejelentésről, továbbá a vonatkozó adatvédelmi jogszabályok alapján őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról.

4.17. A Novartis Cégcsoport a tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítja, hogy a bejelentésben érintett a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját akár jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

5. Az adatok külföldre történő továbbítása

5.1. A Novartis Cégcsoport tájékoztatja a bejelentőket, hogy a bejelentésekben rögzített adatok külföldre kerülnek továbbításra.

5.2. Az adattovábbítás külföldi címzettjei az alábbiak: Novartis AG. [Székhely: Svájc, CH-4056 Bázel, Lichstrasse 35.] Novartis Pharma AG. [Székhely: Svájc, CH-4056 Bázel, Lichstrasse 35.]

5.3. A fentiekben rögzített adattovábbítás címzettjei, mint adatkezelők (vagy adott esetben adatfeldolgozók) szerződés keretében kötelezettséget vállaltak a bejelentésre vonatkozó magyar törvényi szabályok betartására. A Novartis Cégcsoport rögzíti, hogy a továbbított vagy harmadik országban adatfeldolgozást végző adatfeldolgozó részére feldolgozásra átadott személyes adatok megfelelő szintű védelme információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 8. § (2) bekezdése szerint biztosított. Kelt: Budapest, 2019. július 1.